在ERP系統中，物料清單是生產模塊必不可少的意向功能。物料清單是企業所有核心業務都要用到的共享治理文件，樞紐詞是“共享”，就是說，它對任何業務都是重要的，不是某一種業務所獨有的文件。當然他的作用也是極其大的：
1、物料清單能確定配置產品需用的可選件、計算累計提前期、是銷售部分洽商客戶定單的依據；
2、物料清單是是計劃部分編制出產計劃和采購計劃的依據；
3、物料清單是倉庫部分向出產工位配套發料的依據；
4、物料清單是跟蹤物流、工序及出產過程、追溯任務來源的依據；
5、物料清單是供給部分采購和外協的依據；
6、物料清單是改進產品設計的尺度化、系列化、通用化工作流需要參照的重要文件；
7、物料清單是本錢部分計算本錢的依據；
8、物料清單是銷售部分投標報價的依據。
當碰到一個新產品要報價時，假如新產品同老產品是結構相似、工藝相近，負責報價的部分可以從各個老產品中，摘出相似的相關單層結構，重新“拼湊”成一個結構近似的假想新產品。運用系統的本錢累加功能計算出它的本錢，作為迅速而比較正確的報價依據。
上述各項作用涉及銷售、計劃、出產、供給、物料、本錢、設計、工藝等部分。由此不難看出物料清單對一個制造業企業來講是實現信息化治理不可缺少的一部分。而制造業企業所需要的零件種類繁多，出產出來的產品也是種類也多，所以，在建立清單之前，要對清單編碼這一塊怎么編制提前部署好，到時錄入系統是才可保萬無一失。以下為廣州工博科技多年來ERP系統實施的經驗：
1、簡樸性
物料清單編碼在應用文字元號或數字上應力求簡樸明了，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，并可減少其中的錯誤機會。也能知足將物料化繁為簡，便于物料的治理的目的。假如編碼過于繁雜，則違背了編碼之目的。
2、完整性
在編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產品新物料的產生輕易破壞物料清單編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，如劃定新的物料沒有編碼，采購部分不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部分或會計部分發現物料訂購單缺少編碼，即應請采購部分補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
3、分類展開性
物料復雜，物料清單編碼大分類后還要加以細分，假如采用阿拉伯數字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，假如采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。
4、易記性
物料清單編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬于次要原則，若能綜合各原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優秀的物料編碼。
5、單一性
物料編碼的單一性是指一個編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必需為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經由沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。假如該物料的三道工序都在統一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立刻進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。假如該物料的三道工序不在統一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存治理中為了區分該物料的三種狀態，必需取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態的物料。
6、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的鋪排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。
7、一貫性
物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類為尺度時，就應一直沿用下去，在半途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必需要分段或分級進行。
8、組織性
物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數據。組織性對物料治理可以省掉不必要的麻煩。
9、充足性
物料編碼所采用的文字、記號或數字，必需有足夠的數目，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。
10、適應電腦治理
電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的利便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。
記住以上的秘訣，就可以輕松的做物料清單了，建立好清單只是第一步，接下來要做的是從企業整體管理來看這些編碼，那么這些復雜的物料清單編碼只靠人腦記憶是不行了，所以要學會合理利用信息化技術，選擇一個適合的ERP系統來管理這些物料，結合物料清單的重要作用和編碼編制復雜來看，在選擇ERP系統要選擇實施經驗豐富的ERP實施商，當然每個企業可以根據自己的特點去選擇ERP實施商。
最后要記住ERP是一定要用的，只有這樣才能達到將物料請單的作用達到最大化，減少各個部門在查詢、統計、傳遞和復制報表等方面大量而重復的工作，從而達到企業的信息全面集成和共享，讓企業的高效發展更進一步。
